Wanneer je een congres gaat organiseren wil je niets aan het toeval overlaten. De congreslocatie is enorm belangrijk voor het slagen van je congres. Door de juiste congreslocatie te vinden heb je al direct de goede sfeer te pakken. Het maakt dus echt wel uit waar je je congres precies plant. Ook moet de congreslocatie natuurlijk helemaal geregeld zijn voor je de uitnodigingen kunt gaan versturen. Maar hoe regel je zoiets? Zijn er geen mensen die voor jou de perfecte congreslocatie weet te regelen? Jawel! Die zijn er! Zij weten, na een briefing, precies wat jij wilt en denken ook aan de onderdelen waar jij misschien nog niet aan had gedacht.
Een congreslocatie moet aan veel eisen voldoen
Je kunt niet zomaar even een zaaltje in het plaatselijke dorpshuis afhuren voor je congres. Hoe charmant dat zaaltje ook is, het voldoet nooit aan al je eisen. Zo verwacht je natuurlijk van een congreslocatie dat de medewerkers weten wat jij wilt, nog voor je het hebt kunnen uitspreken. De techniek moet helemaal up to date zijn. Je wilt wel dat dat de diverse sprekers behalve de beschikking over een microfoon ook de beschikking hebben over, bijvoorbeeld, een beamer. En dan wil je ook nog dat de pauzes goed geregeld zijn. Als je een half uur pauze hebt gepland, moet er direct koffie, thee en koek klaar staan, anders loopt je hele planning in de soep.
Aanvullende eisen voor een congreslocatie
Het kan zijn dat het belangrijk is dat de locatie die jij wilt gebruiken toegankelijk is voor mindervalide deelnemers. Dat wil dus zeggen dat de congreslocatie toegankelijk is via bijvoorbeeld een oprit in plaats van alleen een trap. Maar ook kan het belangrijk zijn dat hulphonden worden toegelaten. Dit zijn essentiële zaken, die voor veel ellende kunnen zorgen als je er niet goed over nadenkt. Maar ook bijvoorbeeld het serveren van glutenvrij of allergenenvrij eten kan tot je eisen behoren.
Een congreslocatie regelen besteed je dus gewoon uit
Je hebt het waarschijnlijk al te druk om over alle details te kunnen nadenken. Je moet uitnodigingen versturen, sprekers uitnodigen, het programma voor de dag (of dagen!) samenstellen. Je kunt het regelen van de congreslocatie dan beter overlaten aan iemand die er echt verstand van heeft. Deze mensen weten van de hoed en de rand en kunnen aan de hand van jouw eisen direct doorpakken. Zo vergroot je de kansen dat je congres een succes wordt aanzienlijk.